Untis pour la gérance de l’espace

Le logiciel de l’emploi du temps pour une organisation optimale des divers participants de l’enseignement.

Untis a toujours suivi les développements aussi bien dans le domaine.

de l’ICT (information – communication – technique) que dans l’enseignement. Depuis trente ans Untis s’accorde continuellement avec les développements dans l’enseignement. Untis est utilisé dans plus de 12.000 établissements dans le monde entier.

Un bon et flexible emploi du temps est nécessaire pour une adéquate mise en oeuvre des hommes, des moyens et de la gestion d’espace. Untis suit cette voie et livre un logiciel d’horaires d’une bonne qualité. De nouvelles versions, dans lesquelles les conseils et souhaits des différents planificateurs sont intégrés, paraissent régulièrement.

La plus récente version d’Untis a des options qui sont mises au point spécialement pour l’enseignement individuel. Cela fait d’Untis le meilleur outil dans l’élaboration d’un emploi du temps.

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Les possibilités d’extension d’Untis (les options) sont mises au point spécialement pour l’enseignement secondaire, essentiellement l’enseignement technique et professionnel. Ceci fait d’Untis le meilleur outil pour l’élaboration de l’emploi du temps aujourd’hui. Les options sont :

Planification de remplacements	pour le planning des adaptations journalières
Horaire des divisions	pour les gros établissements regroupant plusieurs unités
Info-horaire	pour la publication sur Internet, intranet ou des PDAs
Calendrier - Hor. période	pour répartition et planification des heures sur toute l’année
Horaire variable	pour des cours par quinzaine, par semestre, etc.)
Horaire de période	pour la répartition des grilles horaires en plusieurs périodes
Surveillance des pauses	pour la répartition des surveillances
Répartition des cours	selon besoins et compétences des enseignants
Planification des cours	pour les cours choisis par les élèves du degré supérieur
Horaire minuté	pour planifier des cours de durées différentes, 30 min., 55 min., etc.)

Grâce à Untis MultiUser, plusieurs utilisateurs peuvent travailler en même temps sur le même horaire. Cela procure d’énormes avantages.

• Certaines données de base (p. ex. adresses e-mail, numéros de téléphone) peuvent être corrigées ou complétées par le secrétariat en même temps que le ou les planificateurs se préoccupent de l'horaire.
• Untis MultiUser comporte un système d'autorisations d'utilisation hiérarchisées: les utilisateurs du secrétariat, par exemple, ne sont autorisés à ouvrir que certaines fenêtres ou à activer que certaines fonctions. C'est vous qui définissez les différents utilisateurs ou groupes d'utilisateurs et leurs droits d'accès.
• Les différentes divisions ou sections de l'école peuvent confectionner leurs horaires en toute indépendance, même si leurs données respectives font partie intégrante du fichier global de l'école. Cela facilite le traitement, puisque les données sont limitées à celles de chacune des divisions, tout en autorisant l'édition des statistiques de toute l'école.
• Le travail avec l'option Planification des remplacements est plus flexible, puisque, par exemple, la saisie d'une absence peut être faite par le secrétariat, indépendamment du planifi- cateur des absences, qui peut poursuivre son travail avec le même fichier en toute quiétude. Pendant ce temps, les professeurs peuvent tranquillement consulter les horaires du jour à la salle des professeurs.

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Pour le regroupement des horaires décentralisées

Dans une institution organisée en départements, chaque département utilise ses enseignants et locaux indépendamment. Avec l’option horaire des divisions vous élaborez des grilles horaires à l’échelon des départements, vous les groupez au souhait en un fichier central pour ensuite les fractionner de nouveau.

Comment fonctionne l’horaire des Divisions ?
Il est très souvent judicieux de constituer des horaires d’une manière décentralisée. Pour gérer au mieux les ressources (par exemple enseignants, locaux, …) employées par d’autres départements ces grilles horaires sont ensuite assemblées en un horaire général commun. Des enseignants et/ou locaux manquants peuvent alors encore être attribués.

Lorsque cette grille horaire général est de nouveau subdivisée, chaque département reçoit alors un fichier où apparaissent également les éléments utilisés par d’autres départements.

Il est important avec cette option d’associer les enseignants et locaux à un département, de cette façon chaque département constitue ces propres grilles horaires séparées. Les locaux et classes peuvent être attribués sans équivoque à un département.

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Pour la publication d’horaires sur Internet et Intranet

La grille horaire est le centre d’organisation d’un établissement. Par conséquent il est impératif que professeurs et élèves soient informés rapidement quant aux changements dans l’horaire. Des modifications telles que : des locaux occupés, ou des classes et/ou professeurs absents. Etant donné que beaucoup d’institutions aujourd’hui disposent d’un réseau informatique, alors les grilles horaires journalières actuelles peuvent être distribuées plus rapidement et plus efficacement.

Avec l’option ‘Info Horaire’ vous publiez des grilles horaires ainsi que toutes les modifications journalières par intermédiaire du réseau informatique de l’école, ou par Internet. Vous pouvez exporter aussi bien des grilles horaires que les relevés de remplacements.

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Pour des périodes de cours différentes

Untis traite des périodes d’une semaine. En une année scolaire cependant il y a plusieurs périodes différentes de temps. Si des modifications ont lieu une semaine cela a très souvent des conséquences pour les semaines à venir. L’option « horaire variable » vous évite de composer une nouvelle grille horaire.

Comment fonctionne l’horaire variable ?
L’emploi du temps peut changer au fur et a mesure de l’année scolaire. Dans le cas le plus simple quelques leçons changent au deuxième semestre de l’année scolaire.

Une possibilité est de diviser l’année scolaire en deux moitiés : 1er et 2ème semestre. Sans l’option « horaire variable » vous élaborez pour chaque semestre une nouvelle grille horaire.

Les choses se compliquent quand certains cours sont donnés seulement sur une période de quelques semaines. Les choses se compliquent davantage quand l’établissement utilise d’une part des périodicités semaines et d’autre part des périodes à durées variables. L’horaire variable est l’outil par excellence pour vous aider dans ses tâches difficiles.

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Pour l’organisation des heures variables

Le programme de base Untis vous élabore un emploi du temps dans lequel tous les cours sont de la même durée. Avec l’option ’Horaire Minuté’ vous pouvez munir les emploi du temps de cours et de pauses de durées variables, à la minute près.

Comment fonctionne l’Horaire Minuté ?
Avec l’Horaire Minuté le rendu de la grille horaire est légèrement différent qu’avec une grille horaire fixe. Cette option tient à jour deux horaires en parallèle : l’horaire standard avec des durées fixes et l’horaire minuté.

Une bonne approche est de composer une grille horaire en utilisant l’optimisation extrêmement puissante d’Untis, pour ensuite convertir cet horaire en forme ‘minuté : c.a.d. cours de durées variables. Après cette conversion ‘Horaire Minuté’ traite l’horaire dans ‘la planification interactive’ pour tenir compte des particularités de la répartition des matières.

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Pour la répartition des surveillances

Dans certains établissements il est nécessaire de surveiller les élèves pendant les pauses. Cette tâche - souvent pas très populaire- doit être répartie équitablement parmi les professeurs.

En élaborant une grille horaire pour la surveillances des pauses, on doit tenir compte des pauses d’une durée variable et de la disponibilité des professeurs en fonction de leurs emplois du temps habituels. Il arrive parfois que certains enseignants ne puissent pas être affectés autant que d’autres. « Surveillance des Pauses » tient compte de ces facteurs mais également d’autres facteurs tels que les déplacements des professeurs. Un enseignant qui doit changer de lieu pendant sa pause, n’est pas considéré comme un candidat idéal pour effectuer des surveillances des pauses.

Les grilles horaires peuvent être visualisées et imprimées séparément et peuvent être incorporées dans la grille horaire de l’enseignant.

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Pour la répartition des grilles horaires en plusieurs périodes

Un emploi du temps subit très souvent des changements importants durant l’année scolaire. Il peut être nécessaire d’établir plusieurs emplois du temps durant les différentes périodes de l’année scolaire. Jusqu’à maintenant la seule possibilité que l’on avait était de composer un fichier horaire séparé pour chaque nouvelle période dans lequel on intégrait les dernières modifications. Avec l’option « horaire de période » il est possible d’enregistrer plusieurs versions du même emploi du temps dans un seul fichier.

L’option horaire de période offre de nombreuses possibilités nouvelles pour planifier et modifier des emplois du temps. De cette façon il vous êtes possible de planifier des cours en une période précise (planification modulaire de grilles horaires) en appliquant la périodicité semaine.

Vous pouvez scinder l’emploi du temps en plusieurs périodes différentes et optimiser chaque période à part, en modifiant éventuellement les critères. Le changement de période (donc également changement de la grille horaire) peut avoir lieu en milieu de semaine.

Les valeurs annuelles à usage de statistiques sont calculées sur toute l’année et tiennent compte des différentes périodes.

Option Horaire de Période est conçu d’une telle manière, qu’il est nécessaire de planifier la surveillance des pauses après l’élaboration de l’horaire de base. Horaire de période collabore étroitement avec les options Planification des remplacements et Horaire variable. Si vous achetez un de ces options, nous vous offrons l’option Horaire de période.

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Pour déterminer le tableau des matières

Cette option donne plus de compréhension dans la charge du travail des professeurs. Cette option est L’outil par excellence pour déterminer le tableau des matières et l’appréciation de la charge du travail.

Répartition des cours et appréciation des valeurs se charge de répartir en classes et groupes les différents participants et éléments et distribue les heures à aménager en fonction de la charge du travail des professeurs.

Les facteurs pris en considération sont : Les compétences, la charge du travail des enseignants et leurs tâches indirectes comme par exemple la direction de l’école ou conseiller de classe.

Quel professeur a le droit d’enseigner quel matière et dans quelle classe ? Où sont les priorités par rapport au droit acquis, des écarts autorisés et à la valeur des matières ?

Répartition des cours et appréciation des valeurs sélectionne pour chaque cours-heure les professeurs adéquats et reproduit toutes les données dans un relevé très précise en forme matrice.

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Pour le planning des adaptations journalières

Des situations non prévues dans les emplois du temps sont embarrassantes mais non évitables. Le planificateur doit pouvoir répondre ad hoc aux changements de dernière minute. « Planification remplacements » vous aide efficacement à la planification des remplacements tout en restant cohérant quant aux adaptations dans l’emploi du temps.

Avec cette option vous pouvez intégrer les absences et les modifications y découlant. Dans la recherche d’un remplaçant, l’emploi du temps est également le point de départ. Quel est l’enseignant présent à l’école et est libre entre deux cours ? Quel enseignant enseigne également dans cette classe ? Quel professeur a la compétence d’enseigner cette matière et est libre à cette heure-là ?

Tous les écarts par rapport à l’emploi du temps initial sont enregistrés et sauvegardés, de cette façon ces informations peuvent être utile par exemple au bureau de gestion du personnel.

Les conditions de travail et le budget sont également des facteurs importants. Y a t’il des enseignants qui sont employés plus souvent que d’autres ? Est ce que des remplacements d’une certaine durée doivent être réglés ? Si oui, les cours supprimés doivent-ils être facturés ? Ces informations sont notamment importantes pour les gestionnaires de l’établissement. L’option « Planification remplacements » vous donne une réponse à ces questions.

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Pour la composition d’horaires individuels et la constitution des groupes de cours

La composition des groupes de cours pour des institutions ou les élèves ont la possibilité de choisir librement leurs propres ensembles de matières, n’est pas une tâche facile. Afin de venir à bout de cette tâche le plus rapidement et efficacement possible, nous vous proposons le module Planification des Cours. Ce module comprend également l’option Horaire des élèves qui est complémentaire à Planification des Cours.

Les options ‘Horaire des élèves’ et ‘Planification des cours’ sont complémentaires. Dans l’option ‘Horaire des élèves’ vous importez le choix des cours des élèves. L’option ‘Planification des cours’ formera alors, d’une part, de groupes d’élèves en tenant compte du choix des cours et des cours alternatifs de chacun, et d’autre part déterminera les alignements de cours., c'est-à-dire de groupes de cours pouvant avoir lieu en même temps. Planification des cours constitue de groupes de cours de qualité. Avec l’optimisation automatique Untis tient compte non seulement des enseignants et locaux, mais également des élèves. Vous pouvez voir les détails de l’horaire dans le diagnostic.

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Répartition et planification des heures sur toute l’année

Cette option est en fait une mise à jour de l’option Horaire en modules et peut être intéressant pour l’enseignement professionnel. En plus des fonctionnalités de l’option Horaire en modules et Horaire de période, cette option de Planification annuelle permet aussi de planifier des heures annuelles.

En encodant les cours, vous pouvez en plus des heures hebdomadaires (colonne H/h) encoder le nombre d’heures par an (colonne H.p/an). Ces heures de cours annuelles, contrairement aux heures hebdomadaires, peuvent être planifiées durant des périodes totalement indépendantes et à des moments différents.

Vous pouvez planifier des heures du calendrier directement dans la fenêtre-horaire par simple drag&drop, par exemple d’une fenêtre des cours à une fenêtre-horaire de résumé hebdomadaire (format 11).

Lors de la répartition automatique des heures annuelles sur les semaines les heures de chaque cours sont ventilées autant que possible harmonieusement ventilées sur l'année. Les possibilités de verrouiller certaines semaines, de former des blocs de cours ou d'indiquer les heures min/max par semaine étant quasi identiques à celles du traitement 'Planification périodes/an'.

En règle générale, le planificateur doit aussi prendre en compte les indisponibilités de tel ou de tel autre professeur pour certains jours, voire certaines périodes (formations, séminaires, etc.). Ces données peuvent aussi être encodées dans la Planification annuelle. L'optimisation devra en tenir compte en évitant de planifier des cours aux moments concernés.