Wanneer meerdere personen verantwoordelijk zijn voor het maken en/of bijwerken van het rooster, dan moeten er onderling vaak vele afspraken worden gemaakt. Met Untis MultiUser kan men gelijktijdig aan hetzelde rooster werken en zo veel tijd en irritatie besparen.
Met Untis MultiUser kunnen meerdere gebruikers gelijktijdig hetzelfde rooster bewerken. In technisch opzicht is dit mogelijk omdat de gebruikers in een centrale database werken. Basisgegevens en lessen kunnen handmatig in de database worden ingevoerd of geïmporteerd. Het rooster kan eerst single-user worden gevormd en vervolgens geimporteerd in de centrale database. Vice versa kan het centrale rooster ook worden opgeslagen als gpn-bestand.
Zelfs onderwijsorganisaties, die op grond van de grootte niet direct meerdere werkplekken gebruiken, hebben profijt van het hiërarchische gebruikersbeheer. Door het instellen van verschillende gebruikers en gebruikersgroepen kan het per abuis veranderen van gegevens, vermeden worden: de schoolleiding krijgt voor controledoelen leestoegang op alle gegevens, de administratie krijgt toegang om de absenten in te voeren en de personeelsgegevens bij te werken, terwijl alleen het roosterteam toegang heeft tot de roosterfuncties in Untis.
Ook taken die een roostermaker uitvoert, kunnen gesplitst worden. Zo kan bijvoorbeeld een persoon gegevens invoeren, terwijl de roostermaker aan het lesrooster werkt. Hierbij kunnen de gebruikersrechten van de invoerpersoon beperkter zijn dan die van een roostermaker.
De combinatie met de module Dagroosterbeheer is ideaal. Tijdrovende klussen als het invoeren van de absenties kan bijvoorbeeld door de administratie gedaan worden, zodat de dagroostermaker zich alleen om de vervangingen bekommert. Tegelijkertijd werpen de docenten in de docentenkamer een blik op het actuele Dagroosterbeheer.
Onderwijsorganisaties waar het lesrooster en het Dagroosterbeheer door verschillende personen gemaakt worden, hebben een groot voordeel van Untis MultiUser: het vlotte samenspel van deze belangrijke functies. Hoewel roostermakers en dagroostermakers met hetzelfde gegevensbestand werken, krijgen al deze roostermakers bij het opstarten van het programma, hun eigen instellingen.
Het gehele potentieel van Untis MultiUser wordt bij de samenwerking van meerdere afdelingen in grote scholen, duidelijk.
Bij afdelingsoverstijgende faciliteiten (bijvoorbeeld lokalen) werd tot nu toe over het algemeen voor de vorming van het rooster afgesproken, welke afdeling op welk tijdstip de lokalen tot haar beschikking had. Dit is met Untis MultiUser niet meer nodig. Elke afdeling is voortdurend met de actuele planningsstand bekend. Bovendien kan een faciliteit niet per ongeluk op hetzelfde tijdstip gepland worden, omdat dit een botsing zou veroorzaken.
Met Untis MultiUser kunnen meerdere scholen in een databank bijgehouden worden. Ook de gegevens van meerdere lesjaren kunnen onafhankelijk van elkaar in een database gehouden worden. Gedurende hetzelfde lesjaar kunnen willekeurig veel lesroosterversies volledig onafhankelijk van elkaar, verzameld worden. De van Untis bekende werkwijze verandert daarbij niet. Individuele instellingen en vensteropmaken blijven voor de afzonderlijke gebruikers behouden.
Untis MultiUser kan vanaf versie 2007 communiceren met een centraal op de server geplaatste database. Voor de verbinding met de database volstaat de installatie van een ODBC gegevensbron.
Het gebruik van Untis MultiUser sluit het werken met een .gpn-bestand niet uit. Het overdragen van gegevens uit de database naar een .gpn-bestand is net zo goed mogelijk als het overnemen van de .gpn-bestanden in de database.
